Gmailの7つのメリットと1つのデメリット
LINEやFacebookメッセンジャーなどのSNSでのやり取りすることが多くなってきましたが、ビジネス間では今でもメールのやり取りが主流です。
特にセキュリティ上、需要な内容ほどメールが使われているのではないでしょうか。
アメリカでは、今ではもう古い技術になりつつあるメールが見直されており、使う人が多くなってきているとも聞きます。
しかし、メールを使う上での困ったことや悩みもよく聞きます。
メールを使う上での悩み
- 迷惑メールに埋もれて大事なメールが見当たらない
- フォルダ分けに時間がかかる
- 会社に戻らないとメールチェックができない
- 夜にメールを送りたいけど迷惑メールになるので送れない
- メールが届かないと思ったら迷惑メールフォルダに入っていた
など、、、
私もずっとこんな悩みを抱えていました。
受信トレイはぐちゃぐちゃでどこに何があるのかわからない。
いざという時に必要なメールを探すのに時間がかかる、、、
そんな時、Gmailの凄さを知り使い倒した結果すべての悩みが解決されました。
無料で使えるフリーメールだと思って、なんとなく使っていると思いますが、実はこれ世界最強のメールシステムなんです！！！
Gmailを使いこなすようになって、すべての悩みが解決されて「メールを見てませんでした、、、」ということはなくなったんです。
Gmailのすばらしいところは、書ききれませんが、私が3年間使い倒して特によかったところを7つにまとめてみました。
Gmailの7つのよいところ
1.どこからでもメールの送受信ができる
従来Windowsのパソコンに標準で入ってるメールソフトのOutlookなどは、パソコン上にメールを保存してやりとりする仕組みですが、Gmailは、ネット上のサーバーにデータを保存してやりとりする仕組みです。
外出先でもメールの送受信が可能です。
ネット上だからといってデータが消えてしまうこともありません。
むしろ会社のパソコンのほうが、誤動作やウイスルで消えてしまうリスクが高いです。
しかも、スマホでもパソコンでも外出先でも自宅でも会社でも場所もデバイスも問わずメールの送受信ができます。
2.メールの振り分け機能が秀逸
私が一番感動したのがこの機能です。
受信トレイのカテゴリを
- メイン
- ソーシャル（SNSの通知）
- プロモーション（広告、メルマガ）
- 新着
- フォーラム（グループメーリング）
と分けることができます。
これによって、大量にくる告知メールやメルマガは、「プロモーション」に自動で入ってくれるし、FacebookやInstagramの通知メールは「ソーシャル」に入ってくれます。
そしてメーリングリストは「フォーラム」に自動で入ります。
あとは、重要なメールが「新着」に入り、見終わったら「メイン」に移ってくれます。
これだけで、かなり受信フォルダがすっきりします。普段は「新着」のみチェックすれば、大事なメールを見逃すことがありません。
最初は多少違うフォルダに入ることもありますが、手動で振り分け場所を移動していると、AIが学習して次からは、思い通りのところに振り分けてくれます。
3.過去のメールが一瞬で取り出せる
よくマメにフォルダ分けをしている方をみかけますが、「すごいな～！」と思います。
私は一番苦手な作業です。しかもこの作業って面倒くさいし時間のムダだなって思ってました。
これを一瞬で解決してくれるGmailの機能があるんです。
Googleは検索機能が世界一すぐれた会社なので、メールを検索すれば一瞬で探してくれます。
このおかげでフォルダ分けの必要なくなりました。
そもそもGmailにはフォルダ分けという概念がなく、ラベルという仕組みになっております。
例えば、A社の請求書というメールだったら、
「A社」というフォルダに入れるか、
「請求書」というフォルダに入れるか迷いますよね。
Gmailの場合は、両方にラベルを貼っておきます。
そうすると「A社」「請求書」どちらのラベルをクリックしても同じメールが取り出せる仕組みなっています。
4.迷惑メールフィルタが強力
あまり詳しくは書ききれませんが、とにかく迷惑メールフィルタが強力なんです。
ウイルススキャン機能が標準装備さえていますし、不正アクセス対策も抜群です。
メールの送受信も暗号化技術でやりとりするので安心です。
携帯電話と紐付ける二段階認証にも対応しています。
https://www.google.com/landing/2step/?hl=ja”
5.大きな添付ファイルも送れる
最近はスマートフォンの写真も高画質になり、データも重くなりがちです。
他のメールでは、一回の添付ファイルの容量が2MBというものもよくあります。
しかし、Gmailは25MBまでデータを添付できるのでかなり使いやすいです。
6.予約投稿ができる
夜遅くまで仕事をしていて、できればその日のうちに先方にデータを送っておきたいときってありませんか。
そんな時には、Gmailの予約送信機能が便利です。2年前に追加されました。
私もたまに使うのですが、翌日の6時など時間を指定して予約投稿しておけば、きちんと指定の時間に送ってくれます。
7.複数メールが一元管理できる
ほとんどの方が、Gmailや他社のメールなど複数メールアドレスを持っていると思います。
しかし、毎回複数のページを開いてメールをチェックするのって結構面倒ですよね。
そこで、Gmailの便利な機能が複数メールをGmailで一元管理ができることです。
最初に設定しておけば、Gmailを1回チェックするだけで、会社のメールもGmailもYahooメールもプライベートメールも全て確認することができます。
しかも送り元のメールを選んで送信することも可能です。
デメリット
こんな便利すぎるGmailですが、少しだけデメリットもあります。
それは、○○@gmail.comというフリーメールだということです。
一昔ほどフリーメールは、嫌煙されることはなくなりましたが、金融機関や公的な登録で使用できない場合があるかもしれません。
Gmail有料版は最強
これだけの高機能であっても、私は会社のアドレスとしてGmailは少し抵抗がありました。
実は、Gmailには有料版がありまして、私はこれを使っております。
これを使うことで
areaweb@gmail.com でなく mail@areaweb.jp と会社のドメインで中身はGmailの機能を使うということができます。
これができたのでほぼデメリットがなくなりました。
Gmail有料版
https://workspace.google.com/intl/ja/products/gmail/
月額680円しますが、これを高いと思うか安いと思うかは使い方次第です。
私は、680円でもそれ以上の価値を感じているので使い倒しています。
ぜひ、よいと思った方は使ってみてはいかがでしょうか。
Gmailを使いこなして、情報伝達ミスがなくなり時間効率が劇的にアップします。
最初は面倒な設定などあるかもしれませんが、一度設定してしまえばこれほど便利で快適なツールは他にありません！！
Gmailの補足
ちなみに、セキュリティが強力すぎて、初めて送ってもらうメールアドレスからの添付ファイルはかなりの確率で迷惑メールフォルダに入ります。
さらに高い確率で、OCNのメールは迷惑メールフォルダに入ります。（OCNは迷惑メールが多いので）
定期的に迷惑メールフォルダもチェックすると、見落としがなくなりますよ。
少しでも参考になれば幸いです。